Ridurre la burocrazia nelle aziende

Ridurre la burocrazia nelle aziende

La burocrazia è, come definito da un dizionario, "il potere, l'influenza e la routine dei lavoratori in corso dei servizi pubblici." Ma, in particolare in Brasile, il termine è diventato sinonimo di lentezza e lentezza. Inoltre, è spesso correlata all'eccesso di documenti e carte.

"Quando si vuole strutturare una organizzazione, è necessario formalizzare le routine, le procedure, le comunicazioni e le norme tecniche per ogni posizione e o la funzione e soprattutto processi. Ma un eccessivo formalismo inceppa la società in modo che si scopre di essere morto o un vero e proprio pachiderma di muoversi su questioni spesso luogo comune ", dice il commercialista e avvocato Urubatan Ramos.

Jaime Martins, direttore delle risorse umane per la società di ingegneria America Latina CH2M, spiega la ragione possibile. "Fonde Spesso i processi o procedure di business utile e necessario alle attività di controllo eccessivi. Le organizzazioni devono processi strutturati per avere una gestione corretta e professionale, e questo non è sempre la burocrazia. Un altro aspetto da considerare è che il nostro sistema giuridico è molto complessa e le aziende hanno bisogno di alcuni controlli per la corretta gestione del loro business ".

Jaime si rammarica del fatto che, spesso, il lavoro diventa più complicato a causa di dipendenti che occupano posizioni importanti. "E 'molto comune trovare nelle aziende dirigenti / manager con ampia responsabilità per l'esecuzione delle attività, ma non le cose semplici approvazione di autonomia, come ad esempio le spese di viaggio subordinati, forniture per ufficio che finita". Per Urubatan, il grande problema che finisce per produrre processo burocratico è la mancanza di formazione degli operatori.

Raggiungendo la burocrazia nel senso di organizzazione, alcune aziende si riempiono ore ed ore con interminabili riunioni e un sacco di scartoffie. "Un sacco di burocrazia, al giorno d'oggi, significa dare spazio al suo concorrente per raggiungere il vostro cliente futuro. Ad esempio, un esigenze del team di vendita potere decisionale nei negoziati, al fine di non perdere affari. Se un venditore bisogno di consultare il vostro capo ogni regolazione di inchiesta o di modifica a una proposta commerciale, di certo questa proposta non passano mai di carta. e con la concorrenza agendo in tutti i segmenti, il lavoro finirà con il quale è più flessibile nel momento cruciale per la firma e un contratto ", dice Lucio Tezotto, Catho linea responsabile del servizio.

Così è possibile avere la burocrazia solo per facilitare il lavoro, e non perdere tempo? "E 'possibile e dipende un po' di cultura e livello di organizzazione di maturità. Le organizzazioni più giovani sono più informale e con pochi processi definiti, mentre le organizzazioni mature sono processi più strutturati che sono importanti nella ricerca di efficienza organizzativa", dice Jaime.

I tre esperti concordano sul fatto che l'uso della tecnologia è una delle uscite pratiche per mitigare gli effetti della burocrazia, che è un male necessario in qualsiasi società che desiderano sviluppare e crescere. Urubatan, autore di libri come "Law Office Management" (Matrix, 2006), gli atteggiamenti elencati che possono facilitare la vita quotidiana di un imprenditore al fine di ottimizzare le riunioni.

La prima domanda è: un incontro è necessario? In tal caso, l'avviso deve contenere la data e l'ora (inizio e fine), soggetto, nome dei partecipanti, il materiale da utilizzare in obiettivo incontro è possibile con le alternative decisionali. "A seconda del caso, una dichiarazione sull'argomento da trattare. In tal modo, tutti i partecipanti hanno condizioni per preparare l'incontro, o anche per dispensare se non dominare il soggetto o meno influenzare la zona."

Per quanto riguarda i fogli di calcolo, report e altri materiali utilizzati per il processo decisionale, l'ideale è quello di uniformare il più ed eliminare ripetitivi. I rapporti con commenti tecnici e suggerimenti per le decisioni sono anche benvenuti.

Se sei un ufficiale, ma può anche contribuire a rendere la giornata una giornata di lavoro più semplice. Lucio ha citato alcuni atteggiamenti che fanno la differenza. Partenza:

1) arrivare in tempo in ufficio o in una riunione esterna assicura si partecipa a eventi agli inizi giornata, evitando passando per disinformati o meno del tasso di produzione di altri partner colleghi / commerciali.

2) organizzare la vostra giornata su un programma, ma lasciare fuori periodi, 10-15 minuti per eventuali ritardi o imprevisti. Quindi non indossare nell'elenco delle attività di preoccupazione e riesce ad estrarre più idee e contenuti di ciò che è coinvolto.

3) Assicurarsi che il tempo di riposo non supera i limiti impostati pre, ma non preoccupatevi di ottenere anticipando tutto ciò che accade: soffrono in anticipo è energia spesa per niente. Ora, ciò che è importante e decisivo da pianificare; non aspettatevi di trovare tutte le risposte all'ultimo minuto. Per questo, di nuovo, è organizzazione e pianificazione. Ma vivere per il momento e concentrarsi su ciò che sta facendo ora, come ho detto prima, non soffrono in attesa.


"Come ogni attività, di volta in volta, i processi devono essere riviste, rivalutato e migliorato. Spetta ai lavoratori stessi e manager suggeriscono miglioramenti dei processi. Di solito, è molto facile lamentarsi e non dare suggerimenti. Pertanto, coloro che pensano che gestisce molto la burocrazia ha una grande opportunità per contribuire a migliorare l'organizzazione suggerisce nuovi metodi e controlli più agili ed efficienti ", dice Jaime. Così, i rapporti di lavoro sono più pratici e win-win.

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